GDPR – Mikä se on?
EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) tuli voimaan keväällä 2016, ja sovellettavaksi se tulee kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018. Asetus koskee kaikkia toimijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja. Tietosuoja-asetuksen tavoitteena on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Asetuksella halutaan vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Tietosuojalain vahvistamisen aikataulusta ei ole varmaa tietoa. Tietosuojavaltuutettu lausuu asiasta aikaisintaan syksyllä.
Nyrkkisääntö asetuksessa on, että henkilötietojen keräämisen tulee perustua johonkin tiettyyn, ennalta määrättyyn tarkoitukseen, tietoja ei saa kerätä enempää kuin on ko. tarkoituksen perusteella on välttämätöntä, tietoja tulee käsitellä turvallisesti ja läpinäkyvästi eikä tietoja saa säilyttää pidempään kuin tarpeellista. Asetus mahdollistaa myös henkilölle oikeuden tulla unohdetuksi, jos käyttäjä ei enää halua, että hänen tietojaan käsitellään, tiedot poistetaan, paitsi jos rekisterinpitäjällä on olemassa laillinen peruste säilyttää ne.
GDPR urheilusektorilla
Lain säätämisen jälkeenkin jää vielä paljon avoimia kysymyksiä liittyen urheilun käytänteisiin. Ratkaistavana on mm., miten esim. kilpailulistoja- ja tuloksia, koulutushistoria-, suoritus- ja edustusoikeusrekistereitä käsitellään. Näihin kysymyksiin vastaa Urheilun käytännesääntö. Olympiakomitea laatii liitoille ja sitä kautta seuroille käytännesäännön, joka valmistuu aikaisintaan loppuvuodesta 2018.
Suomen Taidon tämänhetkiset rekisterit ja tietojen käyttö
Suomen Taidoliitto ja Suomen Taido ovat ajan saatossa keränneet harrastajistaan tietoa, jota on mm. lisenssitiedot, tapahtumatiedot, Dan-kokeet, koulutus- ja leiriosallistumiset, meriitit, erilaiset harrastajakyselyt sekä tietenkin laskutustiedot. Tässä kuussa päivitämme tietosuojakäytäntöämme, jotta harrastajilla olisi parempi käsitys siitä, mitä tietoja keräämme ja miksi.
Toiminnan kannalta Suomen Taidon JoRy on katsonut tarpeelliseksi säilyttää seuraavia tietoja: seurojen jäsenet (kahdelta edelliseltä ja käynnissä olevalta kaudelta), lisenssin haltijat (kahdelta edelliseltä ja käynnissä olevalta kaudelta), kilpailutulokset (pysyvästi), koulutus- ja tapahtumaosallistumiset (pysyvästi), maajoukkueurheilijat (pysyvästi), sekä muut sellaiset rekisteröidyt, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys, kuten erilaisten lajiin liittyvien meriittien haltijat (pysyvästi), mustan vyön suorittaneet pysyvästi sekä valmentaja- ja ohjaajatasoja suorittaneet taidokat (pysyvästi). Listat laskutus- ja seurayhteyshenkilöistä päivittyvät ja vanhat tiedot poistuvat, kun seura ilmoittaa uudet yhteystiedot Suomen Taidon toimistolle. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdetta sekä toteuttaessamme Suomen Taidon tuote- ja palvelukehitystä sekä harrastajille suunnattua viestintää sekä toteutamme arkistointia.
Urheilumuseon arkisto toimii suomalaisen liikuntakulttuurin valtakunnallisena päätearkistona ja myös Suomen Taido luovuttaa sinne sopimuksen mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Arkiston tehtävänä on vastaanottaa, säilyttää, järjestää, luetteloida ja pitää käytettävissä liikuntakulttuurin historiallisesti merkittävät asiakirjat.
Jatkossa lähes kaikki henkilötiedot kerätään Suomisportissa
Syksyllä 2017 käyttöön otetussa Suomisportissa tietosuoja-asetus on huomioitu. Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Suomisport-palvelun kautta voidaan hankkia erilaisia urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia ja seurajäsenyyksiä sekä ilmoittautua eri tapahtumiin.
Tiedot jäävät Suomisport -järjestelmään, jota rekisteröityjä itse hallinnoi. Suomisport palvelun kautta henkilö voi jatkossa hankkia Suomisportin tarjoamia usean urheilulajin palveluja. Suomisport-palveluun voidaan integroida liikuntaan ja urheiluun liittyviä palveluja. Nämä palvelut hyödyntävät Suomisportin henkilötietoja, jos henkilötietojen käsittelyyn on oikeusperusta. Esimerkiksi lisenssinhaltijoiden sähköpostiosoitteita hyödynnetään lajin sähköisen uutiskirjeen välittämisessä.
Jos henkilö ei tarvitse Suomisportin laajoja urheilupalveluja voi tietojen poistoa pyytää osoitteella: asiakaspalvelu@suomisport.fi. Viiden vuoden sisällä järjestelmä poistaa automaattisesti passiivisten käyttäjien tiedot.
Kihapp kerää tietoa taidon kilpailijoista
Kihapp-kilpailujenjärjestämisohjelman kautta ilmoittaudutaan taidokilpailuihin, sijoitetaan rankatut ja tehdään arvonnat. Jos kilpailuista lähetetään reaaliaikaista kuvaa netissä (live stream), Kihappista saadaan myös kilpailija- ja pistetilanneseurantagrafiikka lähetyksiin. Kilpailujen jälkeen ohjelmasta saadaan kilpailujen tulokset. Syksyllä 2018 valmistuva Urheilun käytännesääntö sanelee, miten järjestöt saavat säilyttää ja käsitellä kilpailuista saatavia tuloksia, dataa ja osallistujatietoja. Alustavasti Suomen Taido on valmistautunut siihen, että vain kilpailujen tulokset ja kaaviot ja ottelupöytäkirjat säilytetään (ne ovat lajille tärkeää historiallista dataa) ja kilpailukauden jälkeen tarpeettomat tiedot poistetaan järjestelmästä.
Kihappin osalta GDPR-kielessä kilpailijoiden tietojen osalta Kihapp on käsittelijä (data processor) ja seura tai liitto on rekisterinpitäjä (data controller). Järjestäjien, eli Kihappin varsinaisten käyttäjien, tietojen osalta Kihapp on rekisterinpitäjä.
Suomen Taidon uutiskirje
Suomen Taido lähettää n. 6 kertaa vuodessa sähköpostitse kohdistetun uutiskirjeen MailChimpin kautta lisenssin omaaville taidokoille sekä junioreiden kyseessä ollen heidän huoltajilleen. Uutiskirje sisältää eksklusiivisia sisältöjä lisenssinhaltijoille ja se lähetetään Suomen taidon oikeutetun edun perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella. Uutiskirje on palvelu, jota Suomen Taido tarjoaa lisenssillisille harrastajilleen ja sen tarkoituksena on lajin sisäisen viestinnän toteuttaminen – tavoitteena siis parempi asiakaskokemus lajin aktiivisille harrastajille. Uutiskirjeeseen osoitteet poimitaan Suomisportista.
Jos sinulla heräsi kysymyksiä, ota yhteys liiton toimistoon taido@taido.fi tai 050 542 3431